Dokumenty pracownicze – jak i ile czasu je przechowywać?

Segregator pęka w szwach, teczki piętrzą się na półce, a Ty nie wiesz, czy te „papiery” naprawdę muszą tu leżeć? Przepisy jasno określają, jak długo i w jaki sposób przechowywać dokumentację pracowniczą. Poznaj je, zanim kontrola z PIP zapuka do Twoich drzwi.

Co to jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów obejmujący akta osobowe oraz dokumentację związaną z zatrudnieniem (stosunkiem pracy).

Akta osobowe składają się z pięciu części:

- część A gromadzi dokumenty z procesu rekrutacji – kwestionariusz osobowy, orzeczenia z badań wstępnych, świadectwa z poprzednich miejsc pracy;

- część B to najobszerniejszy zbiór – tworzą go umowa o pracę, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem, dokumenty szkoleń BHP, aneksy;

- część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym świadectwo pracy;

- część D dotyczy odpowiedzialności porządkowej pracownika;

- część E, wprowadzona w marcu 2023 roku, obejmuje dokumenty związane np. z kontrolą trzeźwości.

Oprócz akt osobowych pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową, listy płac i karty przydziału odzieży roboczej. Każdy zbiór musi być prowadzony oddzielnie dla każdego pracownika. Im większy zespół, tym większe wyzwanie – i tym bardziej przydaje się system HR, który pilnuje porządku za Ciebie.

Jak należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pracodawca może prowadzić dokumentację w formie papierowej lub elektronicznej.

Papierowe teczki wymagają zamykanych szaf i ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych. Natomiast elektroniczna kartoteka pracownika musi być prowadzona w systemie, który rejestruje uprawnienia dostępu i jego zmiany, umożliwia szybkie wyszukiwanie akt i regularnie robi kopie zapasowe. Pracodawca może stosunkowo łatwo zmienić formę przechowywania dokumentacji papierowej na elektroniczną. Jej digitalizacja wymaga jednak skanu z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji to wykroczenie. Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy brak dokumentacji, zbyt krótki okres przechowywania lub warunki grożące zniszczeniem mogą kosztować pracodawcę od 1000 zł do 30 000 zł grzywny.

Ile czasu przechowuje się dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania zależy od daty nawiązania stosunku pracy – w przypadku:

- pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku – ich dokumentację przechowujesz przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Jeśli ktoś odszedł z pracy 15 marca 2025, termin przechowywania jego dokumentacji upływa 31 grudnia 2035 roku;

- pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 roku – ich dokumentację przechowuje się 50 lat. Pracodawca może skrócić ten okres do 10 lat, składając w ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty informacyjne ZUS RIA;

- pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku – dokumentację bez wyjątków przechowujesz przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

Co dzieje się z dokumentami po upływie wymaganego okresu przechowywania? Muszą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści. Alternatywnie, były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w ciągu miesiąca po upływie okresu jej przechowywania.