Faktury z KSeF – Jak lokalne firmy mogą wdrożyć Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie wprowadzane przez polskie władze, które wkrótce stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, w tym także dla lokalnych firm. Zasada działania KSeF opiera się na wystawianiu i przesyłaniu faktur bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów w formie elektronicznej, co nie tylko upraszcza proces fakturowania, ale również wprowadza większą transparentność w rozliczeniach podatkowych.

Dla małych i średnich przedsiębiorców może to być sporym wyzwaniem. W artykule omówimy, jak lokalne firmy mogą skutecznie wdrożyć KSeF w swojej firmie.

Wdrożenie KSeF w firmie krok po kroku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest istotnym krokiem dla każdej firmy, która chce dostosować się do nadchodzących zmian w prawie. Od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych firm, które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln złotych obrotów, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku będzie to obowiązkowe dla wszystkich firm, niezależnie od wielkości i rodzaju działalności. Oznacza to, że firmy muszą już teraz przygotować się na tę zmianę, aby uniknąć problemów z wystawianiem faktur i zachować zgodność z przepisami.

Proces wdrożenia KSeF może przebiegać płynnie, o ile firma podejmie odpowiednie kroki. Na początku warto zarejestrować firmę w systemie, co można zrobić za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Rejestracja umożliwia dostęp do wszystkich funkcji KSeF oraz nadawanie uprawnień dla pracowników, którzy będą zajmować się wystawianiem faktur.

Pierwszym rozwiązaniem może być korzystanie z bezpośredniej platformy KSeF. System ten pozwala na ręczne wystawianie faktur, bez konieczności inwestowania w narzędzia czy integrację z innymi systemami.

Dla firm, które poszukują lepszych rozwiązań, idealnym wyborem może być program do faktur, taki jak afaktury.pl. Ten nowoczesny program umożliwia pełną integrację z KSeF, co pozwala na automatyczne przesyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą znacząco usprawnić proces fakturowania, oszczędzając czas i unikając potencjalnych błędów. Co więcej, afaktury.pl oferuje funkcję automatycznej archiwizacji faktur, co zapewnia bezpieczeństwo dokumentów oraz ich łatwy dostęp w razie potrzeby.

W przypadku większych firm, które korzystają z zaawansowanych systemów ERP lub innego oprogramowania księgowego, wdrożenie KSeF może być równie proste. Wiele z tych systemów oferuje moduły do automatycznej integracji z KSeF, dzięki czemu cały proces wystawiania faktur odbywa się bez zakłóceń. W takim przypadku kluczowe jest zapewnienie, że oprogramowanie jest odpowiednio skonfigurowane i zaktualizowane, aby spełniało wymogi KSeF.

Dla przedsiębiorców, którzy chcą w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez KSeF, kluczowym krokiem jest odpowiednie przygotowanie swojej firmy na nadchodzące zmiany. Wybór odpowiedniego programu ułatwi ten proces i zapewni pełną zgodność z przepisami, jednocześnie oferując wszystkie niezbędne funkcje, które usprawnią prowadzenie księgowości i obsługę klientów.

KSeF w programie do faktur

Program do faktur afaktury.pl został w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co oznacza, że każdy użytkownik może łatwo połączyć swoje konto z tym systemem i automatycznie przesyłać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. Proces integracji jest prosty i dostępny dla wszystkich, niezależnie od poziomu zaawansowania technologicznego.

Aby zintegrować swoje konto w programie do faktur z KSeF, wystarczy wygenerować token na stronie ksef.mf.gov.pl/web za pomocą Profilu Zaufanego. Po zalogowaniu do KSeF, wygenerowany token należy skopiować – będzie on również dostępny w liście tokenów na stronie.

Następnie, w programie do faktur afaktury.pl przechodzimy do zakładki Ustawienia -> Dane firmy. Pod danymi firmy znajdziemy sekcję przeznaczoną do konfiguracji KSeF, gdzie należy wkleić wygenerowany wcześniej token i gotowe. Nasz program do faktur jest całkowicie zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Proces ten jest szybki i bezproblemowy, a sam sposób wystawiania faktur w programie nie zmienia się – użytkownik tworzy fakturę tak jak dotychczas, a po integracji z KSeF faktury będą automatycznie przesyłane do systemu.

Jeśli masz jakiekolwiek trudności z procesem integracji, zespół wsparcia na infolinii programu do faktur służy pomocą i poprowadzi Cię krok po kroku przez proces, zapewniając, że Twoja firma będzie w pełni gotowa na obowiązki związane z KSeF.

Wystaw fakturę z KSeF

Wystawianie faktur z programu afaktury.pl gwarantuje pełną zgodność z aktualnymi przepisami dzięki integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Nasze rozwiązanie automatycznie przesyła faktury do KSeF, co zapewnia, że Twoje dokumenty są zawsze zgodne z obowiązującymi normami prawnymi.

Program do faktur umożliwia elastyczne zarządzanie wysyłką faktur do KSeF, dostosowując się do unikalnych potrzeb Twojej firmy. Możesz wybrać jeden z następujących przedziałów czasowych dla opóźnienia autowysyłki dokumentów: 2 minuty, 5 minut, 10 minut, 30 minut, 1 godzina, 2 godziny, na koniec dnia (po 22:00).

Dzięki tym opcjom, możesz dostosować harmonogram wysyłki faktur do tempa pracy Twojej firmy, co jest niezwykle przydatne, gdy masz do czynienia z dużą liczbą faktur.

Dodatkowo, oferujemy wyjątkową możliwość przetestowania programu do wystawiania faktur przez 30 dni całkowicie za darmo, bez żadnych zobowiązań. Dla mniejszych przedsiębiorstw, które wystawiają niewielką liczbę faktur, udostępniamy opcję wystawiania 3 faktur miesięcznie za darmo.

Program do faktur afaktury.pl to więcej niż tylko integracja z KSeF – to kompleksowe narzędzie, które upraszcza codzienne wystawianie faktur. Nasz program automatyzuje wiele procesów, pozwala generować szczegółowe raporty i daje pełną kontrolę nad fakturowaniem. Dzięki temu oszczędzasz czas, unikasz błędów i masz pewność, że Twoje dokumenty są zawsze zgodne z przepisami.

Chcesz dowiedzieć się więcej o fakturach z KSeF? Przeczytaj więcej na naszym blogu i odkryj, jak nasze rozwiązanie może wesprzeć Twoją lokalną firmę: www.afaktury.pl/ksef-faktury,0,62/.

Jakie są kary za brak wdrożenia KSeF w firmie?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce jest obowiązkowe, a niedostosowanie się do tego wymogu może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Wdrożenie KSeF ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów oraz zwiększenie przejrzystości procesów podatkowych, jednak brak implementacji tego systemu może prowadzić do różnych sankcji finansowych i administracyjnych.

Jeśli Twoja firma nie wdroży KSeF w wymaganym terminie, możesz narazić się na następujące kary:

- Grzywny finansowe - Przepisy przewidują grzywny dla przedsiębiorców, którzy nie przestrzegają obowiązków związanych z e-fakturami. Kary te mogą być nałożone przez organy skarbowe w przypadku wykrycia niezgodności lub zaniedbań związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur elektronicznych.

- Sankcje za błędne lub niepełne e-faktury - Jeśli faktury przesyłane do KSeF są niepoprawne lub niepełne, może to skutkować dodatkowymi karami. To również obejmuje przypadki, gdy dokumenty nie są dostarczane w wymaganym terminie.

- Problemy z kontrolami podatkowymi - Brak wdrożenia KSeF może prowadzić do problemów podczas kontroli podatkowych. Organy skarbowe mogą uznać brak e-faktur za naruszenie przepisów, co zwiększa ryzyko audytu oraz związanych z tym dodatkowych kosztów i komplikacji.

Integracja z odpowiednim systemem do faktur, takim jak afaktury.pl, ułatwia ten proces i pomaga w uniknięciu błędów, zapewniając pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. Działania te są kluczowe dla zapewnienia płynności operacyjnej firmy oraz minimalizacji ryzyka finansowego i administracyjnego.