Jak zabezpieczyć swoje interesy przed niewypłacalnymi kontrahentami?

Niewypłacalni kontrahenci to jeden z największych problemów, z którymi mierzą się przedsiębiorcy. Rosnąca liczba nieuregulowanych faktur może stanowić poważne zagrożenie dla płynności firmy, a windykacja należności bywa długa i czasochłonna. Dlatego warto zadziałać zgodnie z zasadą „lepiej zapobiegać niż leczyć”. Zobacz, jak możesz zabezpieczyć swoje interesy przed nierzetelnymi partnerami.

Sprawdź firmę, zanim podpiszesz umowę – podstawowa zasada w biznesie

Chociaż robienie interesów zawsze wymaga zaufania do partnerów, w biznesie warto zadbać o minimalizację ryzyka. Tu ważne są nie obietnice składane ustnie, a twarde dane. I to na nich powinno się opierać decyzje o podjęciu współpracy z potencjalnym kontrahentem.

Dobra wiadomość jest taka: można w bardzo łatwy sposób zweryfikować przyszłych partnerów. Wiele danych o firmach jest dostępnych w pełni jawnie, a ich sprawdzenie nie zajmuje wiele czasu. Dlatego warto to zrobić.

Jak i gdzie sprawdzić potencjalnego kontrahenta?

Jest wiele miejsc, w których możesz szybko zweryfikować kontrahenta. Zobacz, gdzie możesz sprawdzić jego wiarygodność.

CEIDG lub KRS

W pierwszym kroku warto sprawdzić, czy firma, z którą chcesz podpisać umowę naprawdę istnieje i działa w deklarowanym kształcie. Jak to zrobić?

- Jeśli masz do czynienia z jednoosobową działalnością lub spółką cywilną, skieruj się do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W wyszukiwarce na stronie rządowej możesz się posłużyć np. NIP-em.

- Jeżeli podejmujesz współpracę ze spółką prawa handlowego (np. z o.o. czy akcyjną), skorzystaj z Krajowego Rejestru Sądowego. Firmę znajdziesz zarówno po NIP-ie, po REGONie, numerze KRS, jak i po nazwie, a nawet miejscowości.

Uwaga! W obu rejestrach warto też zwrócić uwagę, czy na kontrahencie nie ciąży postępowanie upadłościowe, naprawcze czy restrukturyzacyjne. To „czerwona flaga” świadcząca o niekorzystnej sytuacji finansowej. Natomiast przy weryfikacji w KRS dobrze sprawdzić, kto ma prawo do reprezentowania spółki, a zatem – do skutecznego podpisania umowy. Jeśli dokumenty podpisze osoba bez odpowiedniego umocowania, będzie ona nieważna.

Biała lista VAT

Wykaz podatników VAT to kolejny rządowy rejestr, który warto odwiedzić. Znajdziesz w nim informacje o tym, czy firma jest obecnie aktywnym podatnikiem VAT (oraz od kiedy). Przede wszystkim jednak zweryfikujesz, czy numer konta podawany przez nią do rozliczeń jest zgodny z tym zarejestrowanym w KAS. Jeśli przekażesz płatność na inny rachunek, a kontrahent uchyli się od obowiązków podatkowych, które są z nią związane – poniesiesz wspólnie z nim solidarną odpowiedzialność!

Jawne rejestry dłużników

Aby ocenić sytuację finansową potencjalnego kontrahenta, warto sprawdzić jawny rejestr dłużników. Pod tą nazwą kryje się kilka instytucji. Są to przede wszystkim Biura Informacji Gospodarczej, czyli tzw. BIG-i. Te podmioty gromadzą dane o niespłacanych na czas zobowiązaniach i dotyczą zarówno firm, jak i osób prywatnych . W instytucjach tych można zamówić raport o firmie, z którą chce się wejść we współpracę.

Przykładowo w BIG InfoMonitor dostępne są dwa warianty takiego raportu o firmie:

- podstawowy, który zawiera informacje odnośnie ewentualnych długów odnotowanych w bazie;

- rozszerzony, który jest wzbogacony m.in. o dane o zaległościach gromadzone przez BIK i Związek Banków Polskich, a także o Wskaźnik ryzyka MŚP, pełne dane rejestrowe, a w przypadku spółek prawa handlowego również o informacje z wywiadowni gospodarczej.

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z usług tego typu – wiedząc, że to inwestycja w „spokojną głowę” przy podpisywaniu ważnej umowy z kontrahentem.

Jak sprawdzić kontrahenta z zagranicy?

Sprawdzenie kontrahenta z zagranicy stanowi nieco większe wyzwanie. Nie jest jednak niemożliwe. W tym celu warto:

- zweryfikować firmę w systemie VIES (pod warunkiem, że to podmiot z siedzibą w UE);

- skorzystać z portalu e-sprawiedliwość zarządzanego przez Komisję Europejską – to baza danych europejskich firm, do której dostęp jest zazwyczaj bezpłatny;

- skontaktować się z dwustronną izbą gospodarczą, która buduje mosty między Polską a krajem, z którego pochodzi potencjalny kontrahent – jeśli taka istnieje;

- sięgnąć po pomoc wywiadowni gospodarczej, która operuje w danym kraju lub na rynku międzynarodowym.

Chociaż weryfikacja potencjalnego partnera może być czasochłonna, warto rzetelnie ją przeprowadzić – tak, by potem nie żałować.