KSeF – od kiedy i jak się przygotować?

Chociaż termin wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zostało przesunięte, jest ono nieuniknione. Przedsiębiorcy zyskali dodatkowy czas na wypracowanie odpowiednich rozwiązań. Sprawdź, jak przygotować się do e-fakturowania.

Na czym polega e-fakturowanie?

E-Faktura, zgodnie z terminologia ustaloną przez Krajowy System e-Faktur, to nic innego, jak faktura wystawiana elektronicznie, posiadająca ustrukturyzowany format XML, dzięki któremu odczytanie pliku jest możliwe przez dowolny system komputerowy. Stąd też dokument ten zamiennie nazywany jest fakturą ustrukturyzowaną. Co ważne, e-Faktura musi być wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur i posiadać nadany przez niego indywidualny numer identyfikacyjny.

Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF – na kiedy?

Obligatoryjne wdrożenie KSeF miało nastąpić 1 lipca 2024 roku, a dla małych i średnich przedsiębiorstw zwolnionych z VAT – 1 stycznia 2025 r. Ministerstwo Finansów postanowiło jednak przesunąć tę datę w związku ze zidentyfikowanymi błędami w systemie. Resort nie zdeklarował jeszcze nowego terminu. Minister finansów podjął natomiast decyzję o przeprowadzeniu zewnętrznego audytu, którego wynik ma wpłynąć na wyznaczenie nowego okresu, od której e-faktury staną się obowiązkowe. Przedsiębiorcy zyskali zatem nieco więcej czasu na przygotowania.

E-Faktury – jak się przygotować?

Z założenia, jednym z celów wprowadzenia e-faktur jest przyspieszenie procesu cyfryzacji podmiotów publicznych i prywatnych firm. Aby móc się odpowiednio przygotować do wdrożenia KSeF w przedsiębiorstwie, warto zrozumieć, na czym polegać ma wystawianie faktur elektronicznych. Wprowadzenie e-fakturowania wymaga bowiem uprzedniego zintegrowania wykorzystywanego w danej organizacji oprogramowania kadrowo-płacowego. W sten sposób wystawiane faktury automatycznie rejestrowane będą w KSeF i otrzymają wspomniany numer identyfikacyjny. Każdy z przedsiębiorców ma zapewnioną dobrowolność w wyborze dostawcy oprogramowania lub platformy, za pośrednictwem których będą mogli korzystać z systemu e-Faktur. Tego rodzaju narzędzia można już znaleźć w ofercie dostawców rozwiązań cyfrowych dla firm.

Jak działa system eFaktura Lite + KSeF?

Jednym z systemów, działającym zgodnie z polskimi przepisami, który współpracuje z KSeF, jest oprogramowanie eFaktura Lite + KSeF. Ta funkcjonalna platforma stworzona przez markę Paperless Lite – lidera na polskim rynku rozwiązań paperless – poza samą możliwością wystawiania e-Faktur, daje dostęp do szeregu narzędzi ułatwiających zarządzanie firmową dokumentacją. Co więcej, dzięki temu że jest to platforma online, użytkownicy mogą z niej korzystać z dowolnego miejsca. Do jej najważniejszych funkcji należy:

- tworzenie zamówień, faktur, korekt, not korygujących,

- zarządzanie obiegiem dokumentów,

- możliwość przechowywania wszystkich dokumentów w jednym miejscu,

- możliwość gromadzenia danych wszystkich kontrahentów w jednym miejscu,

- dostęp do wszystkich zgromadzonych danych i dokumentów bez ograniczeń – z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie.