Prezentuj biznes w regionie!
Serwis promujemy
w całej Polsce!

Katalog branżowy BizneswRegionie.pl reklamujemy na plakatach z mapami miast i powiatów. Plakaty wydajemy i bezpłatnie rozwieszamy w firmach, sklepach, instytucjach i urzędach w całym kraju od 25 lat!

Powiaty łaski i zduńskowolski

Bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych

Bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych

Odpowiednie przechowywanie dokumentów firmowych ma bardzo duże znaczenie w kwestii organizacji pracy. Równie ważne jest to z punktu widzenia bezpieczeństwa. Poufne dane nie mogą zostać narażone na kontakt z osobami nieupoważnionymi. Dane można przechowywać w archiwum tradycyjnym, czyli papierowym, jak i w nowoczesnym, cyfrowym.



Bezpieczeństwo dokumentów jest kluczowe


Bezpieczeństwo dokumentów firmowych jest tak istotne, ponieważ pomaga wypełniać przesłanki płynące z RODO. Jeśli dane prywatne jakiegoś pracownika lub klienta dostaną się w niepowołane ręce, firma narażona jest na poważne konsekwencje, prawne, jak i finansowe. Kolejną kwestią odgrywającą ważną rolę jest ochrona tajemnicy firmy. Najważniejszą kwestią jest jednak narzucane na przedsiębiorstwa prawo, które wymaga od nas wypełnienie pewnych obowiązków, takich jak udostępnienie dokumentów w razie kontroli urzędu skarbowego lub innej instytucji. Warto pamiętać też o tym, że dokumentów księgowych nie możemy się pozbyć nawet przez 10 lat.


Źródło: Pika.pl


Jak przechowywać dokumenty papierowe?


Papierowa dokumentacja musi być chroniona od szkodliwych warunków, na przykład od wilgoci czy miejsc zbyt suchych, gdzie druk może szybko wyblaknąć. Dostęp do takich dokumentów nie powinien być powszechny, zatem najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie jednej osoby, która będzie odpowiedzialna za archiwum i jako jedyna miała do niego dostęp. Firmy powinny wypracować też politykę wypożyczania oraz zwrotów takich danych, np. za pomocą specjalnego formularza. Dużym zaufaniem cieszą się też firmy zajmujące się profesjonalną archiwizacją dokumentacji firmowych. Posiadają kompleksowe Centra Operacyjne przygotowane do profesjonalnego zarządzania dokumentacją, w których można złożyć najpilniej strzeżone papiery firmowe.


Archiwum cyfrowe


Gwarancją bezpieczeństwa danych i wygodą w dostępie do nich są archiwa cyfrowe. Dokumenty w formie papierowej zostają zeskanowane i przekształcone w pliki (np. pdf lub tiff), a następnie zapisywane na twardym dysku, serwerze lokalnym, pendrive, płytach CD i DVD lub w chmurze. W tym przypadku również zalecane jest ograniczyć dostęp do cyfrowego archiwum do jak najmniejszej liczby osób. Dla bezpieczeństwa firmy warto też wyłączyć takim plikom uprawnienia do edytowania oraz pobierania przez osoby do tego nieuprawnione. Profesjonalne firmy również zajmują się przetwarzaniem danych z wersji papierowej na cyfrową oraz bezpiecznym ich przechowywaniem. Pomaga to zaoszczędzić czas oraz upewnia nas w tym, że zostało to przeprowadzone zgodnie z prawem, a dane firmy są bezpieczne.


 


 


Partnerzy